Politique de confidentialité externe de DriverCheck

Date d'entrée en vigueur: 5er janvier 2024

1. Introduction

Chez DriverCheck Inc. (ainsi que toutes les sociétés affiliées, "Vérification du pilote,""nous,""we»), nous nous efforçons d'être transparents sur la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons vos informations. Cette politique de confidentialité («Politique de confidentialité" » est destiné à vous aider à comprendre, en termes simples, quelles informations personnelles DriverCheck collecte, pourquoi nous demandons vos informations personnelles, comment nous gardons vos informations personnelles confidentielles, dans quelles circonstances nous partageons vos informations personnelles avec des tiers et comment vous pouvons vous renseigner sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

Cette politique de confidentialité s'applique à :

les personnes qui subissent des tests médicaux, de dépistage de drogues, d'alcool ou de empreintes digitales par l'intermédiaire de nos services (par exemple, dans le contexte des exigences de l'employeur ou du gouvernement en matière de tests) ;
les personnes représentant nos clients (telles que les employeurs), qui nous fournissent des informations afin de conclure un accord avec nous ou de gérer, administrer ou coordonner l'utilisation de nos services par les clients ;
les visiteurs de notre site Web ;
toute autre personne qui interagit avec nous ou utilise nos services, autre que nos employés ou autres membres du personnel, ou les utilisateurs de notre service Virtual Care Response.

Veuillez lire attentivement cette politique de confidentialité pour comprendre nos politiques et pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation de vos informations. Si vous n'êtes pas d'accord avec nos politiques et pratiques, vous ne devez pas utiliser nos services (y compris notre site Web) ni interagir de toute autre manière avec nous. En utilisant nos services ou en interagissant de toute autre manière avec nous, vous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques décrites dans la présente politique de confidentialité. Veuillez noter que cette politique de confidentialité peut changer de temps à autre (veuillez consulter la section intitulée « Modifications » ci-dessous).

2. Qu'est-ce que les informations personnelles ?

"Renseignements personnels" désigne toute information sur une personne identifiable, qui comprend des informations qui peuvent être utilisées seules ou avec d'autres informations pour identifier, contacter ou localiser une personne. Cela comprend non seulement votre nom et votre adresse, votre âge et votre sexe, mais également vos informations médicales personnelles. Les informations regroupées et/ou anonymisées et qui ne peuvent être associées à une personne identifiable ne sont pas considérées comme des informations personnelles.

3. Informations personnelles que nous collectons

Ce qui suit fournit des exemples du type d’informations personnelles que nous pouvons collecter auprès de vous :

Mentions légales, tels que votre nom, votre adresse e-mail et postale et votre numéro de téléphone.
Informations de vérification d'identité, qui peut inclure vos coordonnées et des pièces d’identité avec photo émises par le gouvernement ou par l’employeur, comme un permis de conduire valide.
Informations médicales ou de santé, tels que vos résultats de tests médicaux, de dépistage de drogues et d'alcool et vos antécédents de tests. Les types spécifiques d'informations dépendent de la nature du test et peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter : les tests de drogue et d'alcool ; questionnaires sur la santé et les antécédents professionnels, examens physiques et évaluations cliniques ; tests audiométriques, spirométrie (c'est-à-dire tests de la fonction pulmonaire), tests d'ajustement des respirateurs, radiographies, tests de vision, tests de déficience cognitive et fonctionnelle, analyses de sang et d'urine, tests d'aptitudes physiques, tests biologiques (par exemple, tests de sang et d'urine à des fins de surveillance de l'exposition aux produits chimiques et aux métaux lourds), les vaccinations et les tests cutanés antituberculeux.
Fiche technique, telles que les informations recueillies lorsque vous visitez notre site Web, y compris les identifiants spécifiques à l'appareil et les informations telles que l'adresse IP, les informations sur les cookies, les identifiants de l'appareil mobile, la version du navigateur, le type et la version du système d'exploitation, les informations sur le réseau mobile, les paramètres de l'appareil et les données logicielles.
Information de Lieu, tels que ceux qui peuvent être collectés lorsque vous utilisez notre site Web.
Toute autre information que vous nous fournissez.

4. Comment nous collectons vos informations personnelles

Nous pouvons collecter des informations personnelles lorsque vous interagissez avec PiloteVérification dans les circonstances suivantes :

Directement de vous. Vos informations personnelles nous sont principalement fournies directement par vous au cours de tests médicaux, de dépistage de drogues et d’alcool. Nous pouvons également collecter les informations que vous nous fournissez, par exemple lorsque vous nous soumettez des demandes de renseignements, utilisez l'un de nos formulaires en ligne ou lorsque vous nous fournissez vos informations de toute autre manière.
Par l’intermédiaire de nos cliniques, sites de collecte, laboratoires, employeurs, professionnels de la santé, autorités gouvernementales et autres. Afin de faciliter nos services de tests, nous pouvons collecter vos informations personnelles auprès de tiers impliqués dans la collecte d'échantillons, l'administration et l'analyse de tests, l'évaluation des résultats, l'administration de traitements et l'application des politiques de l'employeur ou des régimes réglementaires gouvernementaux. Lorsque nous le faisons, nous fournissons des formulaires de consentement distincts qui définissent les parties impliquées plus en détail en fonction de la nature du test.
Automatiquement lorsque vous interagissez avec notre site Web. Lorsque vous visitez notre site Web, nous collectons des informations sur vos appareils (ordinateurs, téléphones mobiles, tablettes, etc.), y compris des informations sur la façon dont vous interagissez avec notre site Web et des informations qui nous permettent de reconnaître et d'associer votre activité sur tous les appareils, y compris via les cookies. et d'autres technologies similaires. Pour plus d’informations sur vos choix en matière de cookies, veuillez consulter la section intitulée « Vos choix » ci-dessous.

5. Comment nous utilisons vos informations personnelles

Nous pouvons utiliser vos informations pour:

Fournir, maintenir et améliorer nos services, tels que nos services de dépistage médical, de dépistage de drogues et d'alcool, notamment en vérifiant votre identité, en répondant aux demandes de tests, en diffusant les résultats des tests, en participant à l'échange d'informations entre des tiers participants (tels que des cliniques, des sites de collecte, des laboratoires, des employeurs, des professionnels de la santé) , autorités gouvernementales et autres) et répondre aux demandes de renseignements ;
Gérer nos opérations, y compris le déploiement et la gestion de nos systèmes informatiques et de nos systèmes de test, pour vous fournir des messages administratifs et des mentions légales, et respecter nos obligations contractuelles et légales ;
Effectuer des recherches et des analyses concernant l'utilisation et les tendances liées à nos services, y compris nos services de test et notre site Web ;
Détecter et défendre contre les activités frauduleuses, abusives ou illégales.

Hormis ce qui est décrit dans la présente politique de confidentialité, nous n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque vous avez fourni votre consentement implicite ou exprès ou dans la mesure permise ou requise par les lois applicables.

6. Comment nous partageons vos informations personnelles

Nous pouvons partager ou divulguer vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

Cliniques, sites de collecte et laboratoires. Nous fournissons des informations à nos cliniques DriverCheck, sites de collecte et laboratoires de confiance avec lesquels nous travaillons, pour collecter, analyser et rapporter des échantillons de test liés à vos tests médicaux, de drogue et d'alcool, vos antécédents de tests et les informations connexes.
professionnels de la santé. En fonction de la nature des tests effectués et conformément aux lois applicables, nous pouvons divulguer des informations aux professionnels de la santé impliqués dans l'évaluation de vos résultats de tests et de vos régimes de traitement, y compris notre directeur médical d'entreprise, notre directeur médical de l'examen (MRO), les médecins consultants de DriverCheck. , les infirmières praticiennes et autres membres du personnel clinique, y compris les infirmières, vos professionnels de la santé personnels, les professionnels de la toxicomanie, les pharmaciens et autres prestataires de soins de santé chargés de déterminer si vous êtes apte au travail en vertu des lois ou réglementations applicables.
Agences gouvernementales. Selon la nature des tests effectués et conformément aux lois applicables, nous pouvons divulguer des informations aux agences gouvernementales canadiennes et américaines, aux niveaux fédéral et provincial/étatique, qui administrent ou participent aux régimes réglementaires de tests obligatoires, y compris, mais sans s'y limiter. au ministère de la Défense nationale (MDN), à la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), à Transports Canada (TC), au ministère des Transports des États-Unis (DOT) ou au National Transportation Safety Board (NTSB) des États-Unis dans le cadre du cours d'une enquête sur un accident.
Employeurs. Nous fournissons des informations à votre employeur lorsque nos services sont fournis conformément aux politiques de votre employeur et aux exigences connexes, telles que les politiques de votre employeur en matière de drogues et d'alcool ou les politiques de santé au travail.
Prestataires de services. Nous fournissons vos informations personnelles à des prestataires de services tiers qui travaillent pour le compte de DriverCheck. Par exemple, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des prestataires de services tiers dans le cadre de la fourniture de nos services (y compris nos services de test), de la gestion de nos opérations (y compris notre site Web), pour nous aider à entreprendre des recherches ou des analyses, ou pour d'autres raisons. raisonnablement lié au fonctionnement de notre entreprise.
Transactions commerciales. Si une autre société acquiert ou envisage d'acquérir notre société, notre activité ou nos actifs, ou si nous procédons à une réorganisation ou au financement de parties de notre entreprise (y compris dans le cadre d'une procédure d'insolvabilité ou de faillite), nous pouvons partager des informations avec d'autres parties pour la transaction, y compris au stade de la négociation.

À des fins juridiques et autres. Les lois applicables peuvent autoriser ou exiger l’utilisation, le partage ou la divulgation d’informations personnelles sans consentement dans des circonstances spécifiques. Nous pouvons divulguer vos informations personnelles : (i) à toute autorité gouvernementale dans le cadre d'une enquête visant à déterminer notre conformité aux lois, règles et réglementations applicables ; (ii) en réponse à une ordonnance d'un tribunal, une assignation à comparaître, une demande de découverte ou toute autre procédure judiciaire ou administrative légale ; (iii) pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité personnelle de DriverCheck, de ses clients, des utilisateurs de ses services ou du public, y compris pour établir ou exercer nos droits, pour nous défendre contre une réclamation légale, pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant d'éventuelles activités illégales ou des soupçons de fraude ; ou (iv) tel que permis ou requis par la loi.
Sinon avec votre consentement. Hormis ce qui est indiqué ci-dessus, nous pouvons, avec votre consentement implicite ou explicite, partager ou divulguer vos informations personnelles avec des tiers, conformément aux lois applicables.

Hormis les circonstances énumérées ci-dessus, nous avons pour politique stricte de ne pas divulguer d’informations personnelles vous concernant.

7. Virements transfrontaliers

DriverCheck ou ses fournisseurs de services peuvent transférer vos informations personnelles pour stockage ou traitement vers d'autres juridictions, y compris au Canada et aux États-Unis. En conséquence, vos informations personnelles peuvent être transférées vers une juridiction autre que celle dans laquelle DriverCheck est situé et dans laquelle vous résidez, et dans ces circonstances, vos informations personnelles peuvent être soumises à la loi de cette juridiction étrangère et peuvent ainsi devenir accessible aux agences gouvernementales, aux tribunaux et aux forces de l’ordre dans cette juridiction.

8. Vos droits

Si vous souhaitez examiner, vérifier ou corriger vos informations personnelles ou savoir à qui nous les avons divulguées, vous pouvez demander à notre coordonnateur de la confidentialité et de la conformité aux coordonnées fournies dans la section intitulée « Contactez-nous » ci-dessous. À ce moment-là, nous aurons besoin d’informations spécifiques de votre part pour nous permettre de rechercher et de vous fournir les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

Nous pouvons prendre des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant d'accorder l'accès. Une fois cela fait, nous vous donnerons accès à vos informations personnelles dans un délai raisonnable, conformément aux lois applicables. Nous pouvons vous facturer des frais nominaux pour ce faire, mais nous vous en informerons à l'avance.

Il existe quelques cas où nous ne serons pas en mesure de fournir les informations personnelles que nous détenons à votre sujet et que vous demandez. Certains de ces cas incluent si :

contient des références à d'autres personnes ;
est soumis au privilège avocat-client ou litige;
contient nos propres informations exclusives qui nous sont confidentielles ;
a déjà été détruit en raison d'exigences légales ou parce que nous n'en avons plus besoin aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité ; ou,
ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques.

Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner accès à vos informations personnelles, nous vous en expliquerons toujours les raisons.

9. Garder l'exactitude de vos informations personnelles

Nous nous engageons à maintenir l’exactitude de vos informations personnelles aussi longtemps qu’elles sont utilisées aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité, et vous jouez un rôle actif pour nous tenir au courant. Si vous découvrez, après examen de vos informations personnelles, que des modifications sont nécessaires, veuillez nous en informer. Nous ferons de notre mieux pour informer les autres de toute modification importante apportée à vos informations personnelles que nous pourrions leur avoir divulguées.

Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications que vous demandez, vous pouvez contester notre décision. Nous enregistrerons cette contestation et, si nécessaire, la divulguerons à des tiers qui possèdent également les informations personnelles.

10. Sauvegarde et maintien de la confidentialité de vos informations personnelles

Vos informations personnelles sont sécurisées dans DriverCheck. Nous disposons de contrôles de sécurité complets pour vous protéger contre toute utilisation non autorisée, modification, duplication, destruction, divulgation, perte ou vol, ou accès non autorisé à vos informations personnelles. Nous maintenons des politiques et des pratiques pour protéger vos informations, notamment :

Notre politique de confidentialité interne

Fournit un cadre pour notre traitement de vos informations personnelles ;
Définit les rôles et les responsabilités au sein de DriverCheck pour le traitement de vos informations depuis le moment où nous les collectons jusqu'à leur destruction ; et,
Régit notre processus interne de traitement des plaintes concernant la protection des renseignements personnels.

Notre politique de confidentialité régit l'utilisation par nos employés des informations confidentielles et les conséquences en cas de non-respect de celle-ci.
Notre politique d'utilisation acceptable régit l'utilisation acceptable des ressources informatiques et réseau de DriverCheck Inc. (ressources informatiques) ainsi que d'autres actifs organisationnels.
Notre manuel de l'employé régit le comportement et les attentes de nos employés en ce qui concerne les informations personnelles et les informations confidentielles.
Notre politique de surveillance électronique fournit des informations et de la transparence sur la manière dont DriverCheck peut surveiller et collecter électroniquement des informations relatives à ses employés au cours de leur emploi.
Notre politique relative aux postes de travail et aux appareils mobiles garantit la sécurité des informations résidant sur les postes de travail et les appareils mobiles appartenant à DriverCheck, ainsi que des informations auxquelles les utilisateurs peuvent accéder via eux.
La politique d'authentification multifacteur vise à garantir la sécurité de l'infrastructure informatique de DriverCheck et à garantir que les ressources de l'entreprise et autres données sensibles dont nous avons la garde ne tombent pas entre de mauvaises mains.
Notre politique de travail à domicile établit les termes, conditions et attentes des employés en ce qui concerne les modalités de travail à domicile.
Notre cours de formation sur la confidentialité destiné aux employés explique en détail ce que sont les informations personnelles, comment elles doivent être traitées et respectées.
Nos contrats et conditions générales signés avec des tiers avec lesquels nous travaillons (fournisseurs et sous-traitants) stipulent les exigences en matière de confidentialité et les conséquences en cas de violation de ces exigences.

Chacun de nos employés est responsable du maintien de la confidentialité de toutes les informations personnelles auxquelles ils ont accès. Nous tenons nos employés informés de nos politiques et procédures de protection des informations personnelles et renforçons l’importance de s’y conformer. Tous les employés sont également tenus, comme condition d'emploi, de se conformer à ces politiques et procédures.

11. Vos choix

Consentement . Vous pouvez avoir le droit, en vertu de la loi applicable, de retirer votre consentement (sauf dans des circonstances limitées, y compris des exigences légales ou réglementaires ou en raison de vos obligations contractuelles avec nous ou envers votre employeur). Si vous choisissez de ne pas nous fournir certaines informations personnelles ou si vous retirez votre consentement, lorsqu'un tel retrait est possible, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir nos services, et il pourrait y avoir des conséquences supplémentaires, par exemple liées à votre emploi ou aux autorisations gouvernementales, qui échappent à notre contrôle. Vous pouvez retirer votre consentement en nous fournissant un préavis écrit d'au moins soixante (60) jours et en remplissant le formulaire nécessaire disponible. Le formulaire peut être obtenu en contactant confidentialité@drivercheck.ca.

Cookies et autres technologies en ligne. Notre site Web peut utiliser des cookies, qui collectent automatiquement des données utilisateur (telles que les modèles de trafic des utilisateurs et l'activité du serveur). Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d'identification unique qui est transféré d'un site Web vers le disque dur de votre ordinateur, permettant au site Web d'identifier votre ordinateur et de suivre vos activités sur le site Web. Si vous ne souhaitez pas que vos informations de cookies soient associées à vos visites sur ces pages, vous pouvez configurer votre navigateur pour désactiver les cookies.

12. Modifications

Si nous décidons de modifier notre politique de confidentialité, nous publierons une nouvelle version reflétant ces modifications sur notre site Web. Si les modifications que nous apportons sont importantes, nous fournirons un avis plus visible lorsque les lois applicables l’exigent. En continuant à utiliser nos services ou en interagissant avec nous après la publication de la version modifiée de la politique de confidentialité ou après avoir été informé d'une telle mise à jour, vous acceptez d'être lié par toutes ces modifications, à moins que vous nous en informiez par écrit, par téléphone, ou par e-mail que vous souhaitez retirer votre consentement conformément aux procédures prévues dans la présente Politique de Confidentialité. Si vous n'acceptez pas les modifications apportées à notre politique de confidentialité, il est de votre responsabilité de cesser d'utiliser nos services ou d'interagir avec nous. Il est de votre obligation de consulter régulièrement cette politique pour vous assurer que vous avez lu, compris et accepté la dernière version de la politique de confidentialité. La « Date d'entrée en vigueur » en haut de la politique de confidentialité indique la date de sa dernière mise à jour.

13. Contactez-nous

Nous prenons très au sérieux notre responsabilité de protéger la confidentialité de vos informations personnelles. Notre vice-présidente de l'entreprise, Dianne Holmes, supervise la protection des informations personnelles et est responsable de notre conformité aux lois applicables en matière de confidentialité.

Pour plus d'informations sur notre engagement à protéger la confidentialité de vos informations personnelles, veuillez contacter notre coordonnateur de la confidentialité et de la conformité, Branden Kearse, à confidentialité@drivercheck.ca ou écrire à:

Coordonnateur de la confidentialité et de la conformité
DriverCheck Inc.
Boîte postale 1186
1, rue Manley
Ayr (Ontario) N0B 1EO